L’assistant qui rend vos documents enfin utilisables
Vos contrats, dossiers et référentiels contiennent déjà les réponses. L’assistant les retrouve, les synthétise et vérifie vos dossiers — en citant sa source à chaque affirmation, et en signalant ce qui manque.
Vos documents existent déjà. Ils ne sont simplement pas utilisables.
L’information est là — dans une GED que personne n’ouvre, des dossiers scannés, des cahiers des charges de deux cents pages, des comptes rendus classés par date. La retrouver au bon moment demande de savoir où chercher, et d’y consacrer du temps que personne n’a.
Rendre un fonds documentaire utilisable, ce n’est pas y ajouter un moteur de recherche par mots-clés. C’est permettre de poser une question métier et d’obtenir une réponse fiable, sourcée, dont on peut vérifier chaque élément.
- Recherche
Retrouver la bonne information dans des milliers de pages, en langage métier, sans connaître le nom du fichier.
- Synthèse sourcée
Obtenir un résumé structuré d’un dossier où chaque affirmation renvoie à sa pièce d’origine.
- Vérification de dossiers
Contrôler qu’un dossier est complet et cohérent avec vos référentiels avant qu’il n’avance.
- Signalement des manques
Faire ressortir ce qui est absent des fonds — plutôt que de combler le vide par une supposition.
Une réponse que l’on peut vérifier, pièce par pièce
Voici une vérification de dossier en cours. À gauche, la question posée et la réponse structurée ; à droite, la pièce source ouverte à la bonne page. Chaque ligne renvoie à son origine — et ce qui manque est dit clairement.
Le lot 3 impose-t-il une garantie décennale sur l’étanchéité, et à quelles conditions ?
- La garantie décennale est exigée pour tous les travaux d’étanchéité du lot 3.source : CCTP, art. 4.2, p. 12
- L’attestation d’assurance décennale est fournie par le candidat retenu à la notification.source : RC, art. 7, p. 5
- La retenue de garantie est fixée à 5 % du montant du marché.source : CCAP, art. 9.1
- Délai de levée des réserves : information absente des pièces fournies.à vérifier
Chaque affirmation renvoie à sa source
C’est la différence qui compte. Une réponse sans source est une opinion : impossible à vérifier, risquée à utiliser dans un dossier. Une réponse sourcée se contrôle en un clic et se défend devant un client, un comité ou un contrôleur.
Concrètement : ce qui ne peut pas être rattaché à un document n’est pas présenté comme un fait. C’est écarté, ou signalé comme à vérifier. L’assistant préfère dire « je ne trouve pas » plutôt que d’inventer une réponse plausible.
Nous montrer un dossier à vérifier« La retenue de garantie est fixée à 5 %. »
source : CCAP, art. 9.1
Qui voit quoi, qui valide, ce qui reste tracé
Un assistant qui touche à vos documents doit respecter vos règles d’accès et rester auditable. Ces garanties sont inscrites dans l’outil, pas promises à côté.
- Permissions respectées
- Chacun n’obtient de réponses que sur les fonds auxquels il a droit. Les accès de vos systèmes existants font foi ; l’assistant ne les contourne jamais.
- Traçabilité complète
- Chaque question, chaque source consultée et chaque validation est journalisée. On sait qui a demandé quoi, et sur quelle pièce la réponse s’appuyait.
- Validation humaine
- Sur un dossier engageant, la synthèse est proposée puis validée par une personne identifiée. L’assistant prépare ; un collaborateur décide.
- Vos fonds restent à vous
- Hébergement là où vous le décidez, contrôle des fournisseurs et des flux sortants. Vos documents ne servent pas à entraîner un modèle tiers.
Rendre un fonds documentaire interrogeable et sourcé
On choisit un fonds à fort enjeu : les dossiers d’appels d’offres, les contrats en cours, un référentiel technique. On le rend interrogeable, on cadre les permissions, puis on teste sur des questions métier réelles — en vérifiant que chaque réponse cite bien sa source.
Le pilote se juge sur un critère simple : vos experts obtiennent-ils plus vite une réponse fiable qu’en cherchant à la main ? Vous décidez ensuite d’élargir le périmètre.
Le déroulé détaillé de la méthodeComment on démarre
- Diagnostic des fonds
- 4–6 k€
- Pilote sur questions réelles
- 10–15 k€
- Mise en production
- 30–70 k€
Inventaire des documents, cas d’usage prioritaires, permissions et enjeux. 1 à 2 semaines.
Un fonds interrogeable, réponses sourcées testées par vos experts. 2 à 4 semaines.
Permissions, traçabilité, intégrations, validation et documentation.
Chez Édifice Studio, des fonds documentaires volumineux sont devenus une matière de travail : recherche, extraction sourcée et synthèses vérifiables, où chaque élément renvoie à sa pièce d’origine et où un éditeur valide avant publication.
Lire l’étude de casQuestions fréquentes sur l’assistant documentaire
En quoi est-ce différent d’un assistant conversationnel grand public ?
Un assistant grand public répond de mémoire et peut inventer. Notre assistant ne répond qu’à partir de vos documents et cite ses sources : chaque affirmation renvoie à la pièce, la page ou la ligne d’origine. Il applique aussi vos permissions et laisse un humain valider. C’est un outil de travail, pas une conversation.
Que se passe-t-il quand l’information n’existe pas dans les documents ?
Il le dit. Plutôt que de combler le vide par une supposition plausible, il signale l’information comme « absente des fonds — à vérifier ». Savoir ce qui manque est souvent aussi utile que la réponse elle-même, en particulier lors de la vérification d’un dossier.
Chacun voit-il tous les documents ?
Non. Les permissions de vos systèmes existants sont respectées : une personne n’obtient de réponses que sur les fonds auxquels elle a droit. L’assistant ne contourne jamais vos règles d’accès.
Peut-on vérifier d’où vient une réponse ?
Toujours. Chaque réponse ouvre la pièce source à la bonne page, et chaque consultation est tracée. Une affirmation non sourçable n’est pas présentée comme un fait : elle est écartée ou signalée.
Sur quels documents cela fonctionne-t-il ?
Sur vos fonds réels : contrats, cahiers des charges, comptes rendus, procédures, référentiels, e-mails et PDF numérisés. Il ne s’agit pas d’entraîner un modèle, mais de rendre exploitable ce que vous possédez déjà. Voir base de connaissance et analyse de documents.
Nos documents servent-ils à entraîner un modèle tiers ?
Non. Vos fonds restent les vôtres, hébergés là où vous le décidez, avec un contrôle explicite des fournisseurs et des flux sortants. Vous possédez l’outil, les données et leur traçabilité.
Quel fonds documentaire vous fait perdre le plus de temps ?
En trente minutes, nous identifions un fonds à fort enjeu et vérifions si le rendre interrogeable et sourcé changerait le travail de vos équipes.
Échange de 30 à 45 minutes · Aucune préparation nécessaire · Aucune vente forcée